Eerst: welke IT bedoel je?
Wie zoekt op IT uitbesteden, komt vooral prijzen per werkplek tegen. Dat zijn ICT-partijen: zij regelen je laptops, Office-licenties, printers, telefonie en het netwerk op kantoor. Dat is een vak apart, en daar gaat dit artikel niet over.
De andere helft van je IT zit niet op je bureau maar in wat je bedrijf draaiende houdt: je klantportaal, de koppeling met je boekhouding, de planningstool die je ooit liet bouwen, je website, de servers waar dat op draait en de beveiliging van dat alles. Die software groeit mee met je bedrijf, en juist daar gaat het vaak mis. Niemand voelt zich verantwoordelijk, updates blijven liggen en de developer die het bouwde is allang met iets anders bezig.
Een prijs per werkplek zegt niets over wie je software onderhoudt. Houd die twee dus uit elkaar voordat je offertes opvraagt.
Drie manieren om je software uit te besteden
De eerste is per project. Je vraagt een offerte voor een klus, zoals een koppeling of een nieuwe module, en betaalt die in één keer. Bij ons kost een nieuw systeem of een modernisering meestal tussen €1.000 en €20.000, en een koppeling met bijvoorbeeld Exact Online tussen €500 en €2.500. Dat is overzichtelijk, maar na de oplevering stopt het. Onderhoud wordt dan iets wat je regelt als het al misgaat, en dat is de duurste manier.
De tweede is losse uren bij een freelancer of bureau. Je betaalt alleen wat je gebruikt, en dat voelt voordelig zolang er niets gebeurt. Wat je zo nooit krijgt, is iemand die je systemen kent en uit zichzelf aan de bel trekt als er een beveiligingsupdate klaarstaat of een koppeling hapert.
De derde is een eigen developer in dienst. Dan heb je iemand die je systemen kent, maar je betaalt een volledig salaris plus werkgeverslasten voor één specialisme. Die persoon kan software bouwen, maar is zelden ook goed in beveiliging, servers, vindbaarheid en design. En bij vakantie of ziekte ligt alles stil.
Wat er vaak tussen wal en schip valt
Bij elke route blijven dezelfde dingen liggen, omdat ze niet in een offerte passen:
- updates van de onderdelen waar je software op draait;
- beveiliging van je applicaties en website, niet alleen van je laptops;
- bewaking, zodat iemand ziet dat je portaal 's nachts is uitgevallen;
- back-ups van je applicaties en databases, en of die ook terug te zetten zijn;
- iemand die meedenkt over wat je software volgend jaar moet kunnen.
Wie dat niet regelt, heeft na een paar jaar software die niemand meer durft aan te raken.
Een vast maandbedrag voor je software
Daarom werken wij met een vast maandbedrag. Je besteedt je software, security, servers en vindbaarheid uit aan één team, met een gegarandeerd aantal uren per maand en de tools die je anders als losse abonnementen afneemt. Het bedrag hangt af van de grootte van je organisatie en wat er draait. Hoe dat werkt staat op de pagina over jouw IT-afdeling.
Je laptops, printers en telefonie blijven bij je ICT-partij. Heb je die al, dan werken we met hen samen.
Wat we zelf niet zouden doen
Ga er niet van uit dat je ICT-partij ook je software in de gaten houdt. Wij zien regelmatig bedrijven met een prima beheerpartij voor hun werkplekken, terwijl het klantportaal al twee jaar geen update heeft gehad. De beheerpartij keek er niet naar, want het stond niet in het contract.
Spreek af wie waarvoor verantwoordelijk is, en zorg dat je partijen elkaar kunnen bellen. Twijfel je of je software veilig genoeg is, dan geeft een Security Scan snel een eerlijk beeld van waar je staat.