Een koppeling vervangt het overtypen
Elke ochtend zet iemand op kantoor de orders van gisteren uit de webshop over naar de boekhouding. Veertig orders, drie minuten per order: dat is twee uur per dag, tien uur per week. En bij elke overgetypte order is er een kans op een verkeerd bedrag of een verkeerde btw-code. Een API-koppeling haalt dat werk weg.
Een API is de vaste ingang die een softwarepakket openzet voor andere software. Exact Online, Shopify, je CRM en de meeste TMS-pakketten hebben er een. Via die ingang kan een ander systeem gegevens opvragen of wegschrijven, zonder dat er een mens tussen zit. De koppeling is het stukje software dat twee van die ingangen met elkaar verbindt en afspreekt wat er wanneer van A naar B gaat: een nieuwe order, een betaalde factuur, een gewijzigde voorraad, een nieuwe klant.
Voor jou als directeur is de techniek minder interessant dan de vraag wat er gebeurt als de koppeling er is. Gegevens staan maar op één plek de baas. De voorraad in de webshop klopt met die in het magazijn. De factuur staat in de boekhouding op het moment dat de klant betaalt, niet drie dagen later.
Wanneer een koppeling loont
Een koppeling loont zodra hetzelfde gegeven op twee plekken met de hand wordt bijgehouden en dat vaker dan een paar keer per week gebeurt. Reken het simpel uit: uren per week maal het uurloon van degene die het doet, maal 46 werkweken. Reken je als voorbeeld met die tien uur per week en een loonkost van €35 per uur, dan kom je op ruim €16.000 per jaar, nog zonder de fouten mee te tellen. Vul je eigen getallen in; de som verandert niet.
Er zijn ook situaties waarin we een koppeling afraden. Als je vijf orders per week verwerkt, verdien je een maatwerkkoppeling niet snel terug. Kijk dan eerst of de twee pakketten een standaard app of plugin hebben die het voor een paar tientjes per maand doet. En als een van beide systemen over een jaar de deur uit gaat, wacht je beter op de vervanger.
Standaard plugin of maatwerk
Veel pakketten bieden een kant-en-klare koppeling. Dat is prima zolang je proces precies past bij wat de plugin verwacht. Het gaat wringen bij uitzonderingen: orders met deellevering, klanten met afwijkende betaaltermijnen, artikelen die in de webshop anders heten dan in het ERP. Een plugin slaat zo'n order over of zet hem verkeerd neer, en meestal merk je dat pas bij de maandafsluiting.
Een maatwerkkoppeling bouwen we rond jouw regels. Dat kost meer bij de start, maar je bepaalt zelf wat er gebeurt met de uitzonderingen. Een gangbare koppeling, bijvoorbeeld tussen een webshop en Exact Online, kost bij ons meestal tussen de €500 en €2.500, exclusief btw. Die bandbreedte hangt vooral af van het aantal soorten gegevens dat over en weer gaat en van hoeveel uitzonderingen je proces kent. Wat er verder meespeelt in de prijs van software en koppelingen, lees je op onze pagina over de kosten van maatwerk software.
Waar het misgaat
Een koppeling die draait, valt niet op. Een koppeling die stil stopt, ook niet, en dat is het gevaar. Pakketten wijzigen hun API, een wachtwoord of sleutel verloopt, een leverancier zet een limiet op het aantal verzoeken per minuut. De koppeling stopt dan, en zonder bewaking staan er na een week tweehonderd orders niet in de boekhouding.
Drie dingen voorkomen dat:
- een melding naar een vaste persoon zodra een synchronisatie mislukt, met de reden erbij;
- een log waarin je per order terugziet wanneer hij is overgezet en wat er is verstuurd;
- een eigenaar die weet wat hij moet doen als een pakket een nieuwe versie van zijn API aankondigt.
Let ook op wat de koppeling mag. Een koppeling die alleen orders hoeft te lezen, heeft geen schrijfrechten in je hele administratie nodig. Hoe minder rechten de sleutel heeft, hoe kleiner de schade als hij uitlekt. Die afweging maken we bij het ontwerp, niet achteraf.
Wat je vooraf op papier zet
Een koppeling wordt sneller en goedkoper als je vooraf drie vragen beantwoordt. Welk systeem is de baas over welk gegeven: komt de klantnaam uit het CRM of uit de boekhouding? Wat moet er gebeuren als iets niet past, zoals een artikelnummer dat in het ene pakket niet bestaat? En hoe snel moet het: direct, elk kwartier of een keer per nacht?
Met die antwoorden wordt de prijsindicatie een stuk smaller, omdat de uitzonderingen dan op tafel liggen in plaats van halverwege de bouw. Meer over hoe we systemen aan elkaar knopen, van webshop tot ERP en TMS, staat bij slimme integraties.