Een koppeling met Exact begint bij de API
Bijna elke koppeling met Exact Online loopt via de API: de officiële ingang die Exact openzet voor andere software. Webshop, planningspakket of eigen applicatie, ze praten allemaal via die ene ingang met je administratie. Voor jou als directeur zijn de technische details niet zo belangrijk. Wel wat die API toestaat, wat hij kost en waar een koppeling op stukloopt.
Toegang loopt via toestemming van een gebruiker
Exact werkt met OAuth 2.0. Op de ontwikkelaarspagina van Exact staat het zo: tijdens het koppelproces geeft de klant expliciet toestemming voor de gegevensuitwisseling. In de praktijk logt iemand met een Exact-account in en geeft de koppeling toegang tot de administraties waar die persoon zelf bij kan.
Dat heeft een gevolg dat vaak pas later opvalt. De koppeling leunt op het account van degene die de toestemming gaf. Verlaat die persoon het bedrijf, of worden zijn rechten in Exact ingeperkt, dan kan de koppeling stoppen. Laat de toestemming daarom geven door een account dat bij de functie hoort en niet bij één medewerker, en leg vast wie dat account beheert.
Geef de koppeling verder niet meer rechten dan nodig. Een koppeling die alleen verkooporders hoeft te boeken, heeft geen toegang tot je salarisadministratie nodig. Exact biedt daarvoor scopes: afgebakende stukken van de administratie waar een app wel of niet bij mag.
Wat de API kost
De API zelf zit in Exact Online. Wie apps registreert en beheert, meerdere klanten aan één app koppelt of een oplossing via de App Store aanbiedt, heeft volgens Exact een ontwikkelaarsabonnement nodig. Dat kost €15 per maand exclusief btw, met €5 per extra gebruiker en €2,50 per extra administratie, en er zitten testadministraties bij. Een app verschijnt pas in de App Store na goedkeuring door Exact.
Voor een koppeling die alleen voor je eigen bedrijf draait, is die App Store niet nodig. De grootste kostenpost is dan het bouwen. Een gangbare Exact Online koppeling kost bij ons meestal tussen de €500 en €2.500 exclusief btw, afhankelijk van hoeveel systemen je koppelt en hoeveel uitzonderingen je proces kent.
Limieten en stille fouten
Exact begrenst hoeveel verzoeken een koppeling mag doen. Leveranciers van koppelingen zoals App4Sales beschrijven een limiet per minuut en een limiet per dag, en Exact pauzeert nieuwe verzoeken tot de limiet weer vrijkomt. De precieze aantallen staan in het supportportaal van Exact en zijn in het verleden aangescherpt, dus ga niet uit van een getal uit een oud forumbericht.
Een koppeling die bij elke synchronisatie alle orders van het afgelopen jaar opvraagt, loopt daar vroeg of laat tegenaan. Meestal op een drukke dag, juist wanneer je hem het hardst nodig hebt. Exact zelf raadt in de documentatie van de REST API aan om waar mogelijk de sync-endpoints te gebruiken. Die geven alleen wat er sinds de vorige keer is veranderd, en leveren tot 1.000 regels per keer in plaats van 60.
Voor jou betekent dat: vraag bij een offerte hoe de koppeling met die limieten omgaat, wat er gebeurt als hij er toch tegenaan loopt, en wie een melding krijgt als een synchronisatie mislukt. Een koppeling zonder bewaking kan dagen stilliggen voordat iemand het merkt aan een factuur die ontbreekt.
Standaard app of eigen koppeling
De Exact App Store heeft veel kant-en-klare koppelingen. Past je proces precies bij wat zo'n app doet, dan is dat vaak de goedkoopste route. Een eigen koppeling wordt interessant als je met uitzonderingen werkt die een standaard app niet kent, zoals afwijkende btw-situaties of artikelen die in je webshop anders heten dan in Exact. Hoe we zulke koppelingen bouwen en wat ze opleveren, staat op onze pagina over de Exact Online koppeling.